Tính số ly, tô, hộp, túi cần nhập cho quán: công thức theo số đơn, cỡ và lượng dự phòng

Hết hộp giữa giờ trưa, phải chạy đi mua tạm loại khác không vừa món. Hoặc ngược lại, nhập dư cả chục thùng ly vì nghĩ “lấy nhiều cho đỡ phải đặt”, rồi kho chật, hàng để lâu bị ẩm, móp, đến lúc đổi menu thì cỡ cũ không dùng nữa. Đây là hai cảnh mà chủ quán nào bán mang đi cũng từng gặp. Nguyên nhân chung là nhập bao bì theo cảm tính. Bài này em hướng dẫn cách ước lượng số ly, tô, hộp, túi, nắp, ống hút cần nhập mỗi kỳ bằng một công thức đơn giản, kèm ví dụ cho từng mô hình quán, để anh chị nhập vừa đủ dùng, có dự phòng mà không ôm hàng.

Vì sao nhập bao bì theo cảm tính hay bị hụt hoặc dư?

Bao bì là chi phí nhỏ trên mỗi đơn, nên nhiều quán không tính kỹ. Nhưng cộng cả tháng thì đây là khoản tiền đáng kể nằm trong kho, và thiếu nó một buổi là mất doanh thu cả buổi. Các lý do thường gặp:

• Nhớ số tổng, quên số từng cỡ: chủ quán nhớ “mỗi ngày bán khoảng một trăm hộp” nhưng không tách bao nhiêu hộp cỡ vừa, bao nhiêu hộp cỡ lớn. Kết quả là cỡ vừa hết trước, cỡ lớn còn đầy.
• Quên các món đi kèm: mỗi ly cần một nắp, một ống hút; mỗi tô cần một nắp; nhiều đơn cần thêm chén nước chấm, túi, thìa đũa. Tính đủ ly mà quên nắp vẫn là thiếu.
• Không tính thời gian chờ hàng: đặt hàng khi kho đã gần hết, trong lúc chờ hàng về thì đứt.
• Không tính hao hụt: ly rơi, hộp gập lỗi, tô bị móp khi lấy, nhân viên dùng hai lớp cho món nóng. Phần này nhỏ nhưng có thật.
• Nhập dư vì sợ thiếu: ôm nhiều thùng dẫn tới kho chật, hàng dễ ẩm, bám mùi, và khó đổi khi quán thay đổi thực đơn hoặc in logo mới.

Cách khắc phục rất đơn giản: tách từng mã, tính theo số đơn thật, cộng dự phòng có chủ đích, và ghi chép tồn kho đều đặn.

Công thức ước lượng số bao bì cần nhập

Công thức em dùng khi tư vấn cho các quán, chia thành bốn phần dễ nhớ:

Số cần nhập = (Số đơn/ngày × Số bao bì/đơn × Số ngày của kỳ nhập) + Dự phòng − Tồn kho hiện có

1. Số đơn trung bình mỗi ngày, tách theo món

Lấy số liệu từ máy bán hàng, sổ ghi đơn hoặc ứng dụng giao đồ ăn của một hai tuần gần nhất. Quan trọng là tách theo món dùng cùng một loại bao bì. Ví dụ quán cơm: bao nhiêu suất dùng hộp cỡ vừa, bao nhiêu suất dùng hộp cỡ lớn, bao nhiêu phần canh dùng tô. Quán đồ uống: bao nhiêu ly cỡ nhỏ, bao nhiêu ly cỡ lớn, bao nhiêu ly nóng.

Chỉ tính đơn mang đi và đơn giao. Khách ăn tại chỗ dùng bát đĩa của quán thì không tính, trừ khi quán phục vụ tại chỗ bằng bao bì giấy.

2. Số bao bì trên mỗi đơn

Liệt kê đủ những gì một đơn cần. Một ly trà sữa mang đi thường gồm: ly, nắp, ống hút, có thể thêm túi đựng một ly hoặc túi đựng nhiều ly. Một suất bún mang về thường gồm: tô đựng bánh và thịt, tô hoặc túi đựng nước dùng, nắp cho từng tô, chén nước chấm, đũa, túi xách. Với túi xách, tính theo đơn chứ không theo món, vì một túi thường chứa vài món.

3. Số ngày của kỳ nhập

Là khoảng thời gian giữa hai lần nhập hàng mà anh chị muốn. Quán kho nhỏ thường nhập theo tuần hoặc nửa tháng. Quán kho rộng, mã ổn định có thể nhập theo tháng. Kỳ càng dài thì mỗi lần nhập càng nhiều, cần kho càng rộng và khô.

4. Dự phòng

Dự phòng gồm ba phần:

• Ngày đông khách: cuối tuần, ngày lễ, ngày mưa (đơn giao tăng). Nhìn số liệu cũ để biết ngày đông nhất cao hơn ngày thường bao nhiêu.
• Hao hụt thao tác: hàng rơi, gập lỗi, dùng hai lớp. Quán tự theo dõi một tuần sẽ biết tỉ lệ của mình.
• Thời gian chờ hàng: tính từ lúc đặt tới lúc hàng về quán. Trong khoảng này quán vẫn bán, nên phải có đủ hàng để dùng. Thời gian này phụ thuộc mã hàng và lịch giao thực tế, anh chị hỏi bên cung cấp khi đặt.

Cuối cùng, trừ đi số đang tồn trong kho, rồi quy ra túi, thùng theo quy cách đóng gói của từng mã và làm tròn lên.

Ví dụ tính cho quán cơm văn phòng

Em lấy một ví dụ giả định để anh chị dễ hình dung cách làm. Các con số dưới đây chỉ là minh họa, mỗi quán thay bằng số liệu thật của mình.

Giả sử quán bán trung bình mỗi ngày 80 suất cơm mang đi: 60 suất thường dùng hộp cỡ vừa, 20 suất lớn dùng hộp cỡ lớn. Có 30 phần canh dùng tô có nắp. Mỗi đơn trung bình hai suất nên có khoảng 40 túi xách mỗi ngày. Quán nhập mỗi nửa tháng, mở bán 13 ngày trong kỳ.

• Hộp cỡ vừa: 60 × 13 = 780 hộp.
• Hộp cỡ lớn: 20 × 13 = 260 hộp.
• Tô canh: 30 × 13 = 390 tô, và 390 nắp tô.
• Túi xách: 40 × 13 = 520 túi.
• Chén nước chấm có nắp, đũa thìa: tính theo suất, 80 × 13 = 1.040 bộ.

Sau đó cộng dự phòng. Nếu quán thấy ngày đông nhất cao hơn ngày thường khoảng một phần năm, hao hụt thao tác nhỏ, và thời gian chờ hàng khoảng vài ngày bán, thì phần dự phòng có thể bằng số dùng của vài ngày cao điểm. Trừ tồn kho, quy ra thùng, làm tròn lên. Nếu hộp cỡ vừa đóng một thùng vài trăm cái, quán sẽ thấy ngay mình cần mấy thùng.

Bộ bao bì cho quán cơm văn phòng em có viết riêng trong bài bao bì mang đi cho quán cơm văn phòng. Các mẫu hộp anh chị xem trong danh mục hộp giấy đựng thức ăn.

Ví dụ tính cho quán đồ uống mang đi

Quán đồ uống có nhiều món đi kèm nhất: ly, nắp, ống hút, túi. Giả định một quán bán mỗi ngày 150 ly mang đi: 100 ly cỡ vừa, 50 ly cỡ lớn. Trong đó 90 ly là cà phê, trà không topping (ống 6mm), 60 ly là trà sữa có trân châu (ống 12mm). Quán nhập theo tuần, mở 7 ngày.

• Ly cỡ vừa: 100 × 7 = 700 ly; nắp tương ứng 700 cái.
• Ly cỡ lớn: 50 × 7 = 350 ly; nắp tương ứng 350 cái.
• Ống hút 6mm: 90 × 7 = 630 chiếc. Ống 6mm đóng 100 chiếc/túi, vậy cần khoảng 7 túi, làm tròn lên.
• Ống hút 12mm: 60 × 7 = 420 chiếc. Ống 12mm đóng 50 chiếc/túi, vậy cần khoảng 9 túi.
• Túi đựng: tính theo đơn, không theo ly. Nếu trung bình mỗi đơn hai ly thì khoảng 75 túi mỗi ngày.

Quy cách ống hút ở trên lấy từ trang sản phẩm: cỡ 6mm 100 chiếc/túi, 10.000 chiếc/thùng; cỡ 8mm 100 chiếc/túi, 7.000 chiếc/thùng; cỡ 12mm 50 chiếc/túi, 3.000 chiếc/thùng. Với ống hút, một thùng 6mm dùng được khá lâu với quán vừa, nên có thể nhập theo thùng nếu kho khô ráo. Ly và nắp chiếm nhiều chỗ hơn, nên tính sát hơn.

Chọn cỡ ly, cỡ ống hút và loại nắp em đã viết trong các bài riêng. Anh chị có thể xem các mẫu trong danh mục ly giấy và ống hút giấy.

Ví dụ tính cho quán bún, phở, cháo mang về

Món nước là nhóm cần tính kỹ nhất vì một suất có thể dùng hai bao bì: tô đựng bánh, thịt, rau và tô hoặc túi đựng nước dùng. Giả định quán bán mỗi ngày 70 suất mang về, trong đó 50 suất tách nước, 20 suất đổ chung (khách lấy gần, ăn ngay).

• Tô đựng bánh, thịt: 70 tô mỗi ngày.
• Tô đựng nước dùng (cho suất tách nước): 50 tô mỗi ngày.
• Nắp tô: 120 nắp mỗi ngày.
• Chén nước chấm, tương ớt có nắp: tùy món, thường mỗi suất một đến hai chén.
• Đũa, thìa: mỗi suất một bộ.

Lưu ý quan trọng với tô: tô và nắp phải cùng cỡ miệng. Khi nhập, đặt tô và nắp theo cặp, số nắp bằng số tô cộng thêm một phần dự phòng, vì nắp hay bị lấy hỏng khi thao tác nhanh. Các mẫu tô anh chị xem trong danh mục tô giấy.

Mã chính, mã phụ: nhập bao nhiêu cho mỗi loại?

Sau khi có con số ước lượng, chia các mã bao bì thành hai nhóm để quyết định cách nhập:

Mã chính: bán đều mỗi ngày

Là hộp cỡ chính, ly cỡ chính, tô cỡ chính, túi xách, ống hút cỡ chính. Số dùng ổn định, ít khi đổi. Với nhóm này, có thể nhập theo thùng, kỳ nhập dài hơn, để thao tác đặt hàng ít đi và chủ động hơn. Điều kiện là kho đủ chỗ và khô ráo.

Mã phụ: bán ít hoặc theo mùa

Là cỡ lớn ít khi dùng, ly nóng mùa lạnh, ống hút màu cho món mùa hè, hộp quà theo dịp, mẫu in theo chương trình. Nhóm này nên nhập ít, kỳ ngắn, tránh tồn. Khi kết thúc mùa hoặc chương trình, quán không bị kẹt lại hàng không dùng được.

Mã in logo riêng

Bao bì in logo cần thời gian sản xuất và thường đặt theo lô. Với nhóm này, tính dư hơn mã trơn một chút và đặt sớm, vì không thể chạy ra ngoài mua tạm loại y hệt. Nên giữ thêm một ít bao bì trơn cùng cỡ làm dự phòng khẩn cấp.

Mốc đặt hàng lại: đặt khi nào để không bị đứt hàng?

Ngoài số lượng, thời điểm đặt cũng quan trọng. Cách đơn giản là đặt một mốc tồn kho đặt hàng lại cho mỗi mã:

Mốc đặt lại = Số dùng mỗi ngày × Số ngày chờ hàng về + Một phần an toàn

Ví dụ quán dùng 60 hộp cỡ vừa mỗi ngày, thời gian từ lúc đặt tới lúc hàng về là ba ngày bán, phần an toàn là số dùng của một ngày. Mốc đặt lại là 60 × 3 + 60 = 240 hộp. Khi đếm kho thấy còn quanh 240 hộp là đặt hàng ngay, không chờ hết mới đặt.

Mẹo thực tế: dán một mẩu giấy ghi mốc đặt lại lên kệ của từng mã, hoặc buộc dây đánh dấu ở thùng cuối cùng. Khi phải mở thùng đánh dấu là lúc đặt hàng.

Ghi chép tồn kho đơn giản để chỉnh con số

Con số ước lượng ban đầu sẽ chưa chính xác ngay. Cách để chỉnh dần là ghi chép đều đặn, không cần phần mềm phức tạp:

1. Lập một bảng đơn giản (sổ tay hoặc bảng tính) với các cột: mã bao bì, tồn đầu tuần, nhập trong tuần, tồn cuối tuần.
2. Đếm tồn vào một ngày cố định mỗi tuần, ví dụ sáng thứ Hai trước giờ mở bán.
3. Tính số đã dùng = tồn đầu + nhập − tồn cuối. So với số đơn trong tuần để biết tỉ lệ hao hụt thật.
4. Sau một hai tháng, anh chị sẽ có số dùng trung bình thật của từng mã, mùa nào tăng, mùa nào giảm. Dùng con số này để chỉnh kỳ nhập và mốc đặt lại.

Khi đếm kho, kiểm tra luôn tình trạng hàng: thùng có bị ẩm, móp, có mùi lạ không, hàng cũ có được dùng trước không. Cách xếp kho và xoay vòng hàng em đã viết trong bài bảo quản ly, tô, hộp, túi giấy trong kho quán.

Lỗi hay gặp khi lên kế hoạch nhập bao bì

Tính theo tổng đơn, không tách cỡ

Đây là lỗi phổ biến nhất. Luôn tách từng cỡ, từng màu, từng loại nắp thành từng dòng riêng.

Quên nắp, ống hút, chén, túi

Các món đi kèm nhỏ nhưng thiếu là không bán được. Lập danh sách “một đơn cần gì” cho từng món và dán ở khu đóng gói.

Không tính ngày lễ, mùa cao điểm

Trước các dịp lễ, cuối năm, mùa nóng (với đồ uống) hoặc mùa mưa (đơn giao tăng), nên nhập sớm và nhiều hơn kỳ thường. Xem lại số liệu cùng kỳ năm trước nếu có.

Ôm quá nhiều hàng khi kho không đủ điều kiện

Kho ẩm, gần khu nấu hoặc khu rửa sẽ làm giấy hút ẩm, mềm, bám mùi. Nhập nhiều mà bảo quản kém thì tiết kiệm được vài lần đặt hàng nhưng mất hàng hỏng.

Đổi thực đơn mà không đổi kế hoạch bao bì

Thêm món mới, đổi cỡ phần ăn là phải xem lại bao bì. Trước khi tung món mới, thử bao bì cho món đó và nhập ít để chạy thử.

Chỉ đặt khi đã hết

Đặt hàng khi kho trống nghĩa là chắc chắn sẽ có khoảng thời gian đứt hàng. Dùng mốc đặt lại để đặt trước.

Bảng tóm tắt: những gì cần tính cho từng mô hình

Mô hình	Bao bì tính theo món	Bao bì tính theo đơn
Quán cơm, cơm văn phòng	Hộp từng cỡ, tô canh và nắp, chén nước chấm, đũa thìa	Túi xách
Quán đồ uống	Ly từng cỡ, nắp từng loại, ống hút từng cỡ	Túi đựng ly
Quán bún, phở, cháo	Tô đựng bánh, tô hoặc túi đựng nước, nắp, chén, đũa thìa	Túi xách
Quán ăn vặt, đồ chiên	Khay, hộp nhỏ, túi chống dầu, xiên, chén tương	Túi xách
Tiệm bánh	Hộp bánh từng cỡ, túi bánh, đế lót	Túi xách, hộp có quai

Câu hỏi thường gặp về việc tính số bao bì cần nhập

Quán mới mở chưa có số liệu thì tính thế nào?

Dùng số đơn dự kiến thận trọng, nhập kỳ ngắn (theo tuần) và ít mã. Sau hai đến bốn tuần bán đã có số liệu thật, lúc đó mới tính lại và kéo dài kỳ nhập. Danh sách bao bì cần chuẩn bị khi mở quán em có trong bài mở quán ăn cần chuẩn bị bao bì gì.

Nên nhập theo tuần hay theo tháng?

Phụ thuộc kho và độ ổn định của món. Kho nhỏ, món hay thay đổi thì theo tuần hoặc nửa tháng. Kho rộng, khô, món ổn định thì mã chính có thể theo tháng. Mã phụ luôn nên theo kỳ ngắn.

Dự phòng bao nhiêu là đủ?

Không có con số chung cho mọi quán. Hãy cộng ba phần: chênh lệch ngày đông khách so với ngày thường, hao hụt thao tác thực tế của quán, và số dùng trong thời gian chờ hàng về. Theo dõi một hai tháng sẽ ra con số sát nhất.

Có nên nhập một lần thật nhiều cho được giá tốt?

Nhập theo thùng với mã chính thường thuận tiện hơn, nhưng chỉ nên nhập nhiều khi kho khô ráo, đủ chỗ và chắc chắn mã đó còn dùng lâu. Giá và chính sách theo số lượng bên em báo khi anh chị liên hệ, để anh chị tự cân giữa giá, chỗ kho và rủi ro tồn hàng.

Bao bì in logo nên đặt trước bao lâu?

Thời gian làm bao bì in logo phụ thuộc mẫu, số lượng và lịch sản xuất tại thời điểm đặt, bên em báo cụ thể khi nhận file. Nguyên tắc là đặt sớm, khi tồn còn đủ dùng trong cả thời gian sản xuất cộng thêm phần an toàn.

Làm sao biết tỉ lệ hao hụt của quán mình?

Đếm tồn đầu và cuối tuần, cộng số nhập, ra số đã dùng. So với số đơn thật trong tuần. Phần chênh là hao hụt. Nếu tỉ lệ cao bất thường, xem lại thao tác ở khu đóng gói, kệ để hàng có dễ rơi không, có dùng hai lớp không cần thiết không.

Có cần tính riêng nắp không, hay mua kèm theo ly, tô?

Nên tính riêng thành một dòng. Có mã ly, tô bán kèm nắp, có mã bán riêng; có món cần nắp kín, có món cần nắp có lỗ cắm ống hút. Tách riêng giúp không bị thiếu nắp khi ly, tô vẫn còn.

Kết lại

Nhập bao bì vừa đủ không khó: tách từng mã, tính theo số đơn thật và số bao bì trên mỗi đơn, nhân với kỳ nhập, cộng dự phòng có chủ đích, đặt hàng lại khi chạm mốc thay vì chờ hết. Ghi chép tồn kho mỗi tuần, sau một hai tháng anh chị sẽ có bộ con số của riêng quán mình, không còn cảnh hết hộp giữa giờ cao điểm hay kho ngập hàng tồn.

Anh chị cần hỗ trợ lên danh sách bao bì theo thực đơn, hỏi quy cách đóng thùng từng mã hoặc giá theo số lượng, gọi hoặc nhắn Zalo 0868.991.444. Bên em ở 1D La Tinh 1, An Khánh, Hà Nội.